Zastosoeanie kont FTP – Strona główna

Zastosowanie kont FTP

Polecam komunikację opartą na FTP (File Transfer Protocol). Konta FTP są bardzo praktycznym rozwiązaniem dla utworzenia przejrzystej i uporządkowanej bazy dokumentów (teksty źródłowe WORD, dokumenty PDF, ilustracje i fotografie, korekty, załączniki i inne). Konta FTP (wydzielone katalogi na serwerze firmy hostingowej) i subkonta (podkatalogi) mogą być przydzielane na przykład do poszczególnych zadań i serii wydawniczych. Konta i subkonta FTP to wspólny pulpit pracy, szafka z wieloma szufladkami. Każdy tekst, np. artykuł czy rozdział książki ma tu swoje miejsce („szufladkę”), na każdym kolejnym etapie przygotowania do publikacji. Biorące w tym udział poszczególne osoby i grupy ludzi mają dostępną zawsze aktualną, tę samą bazę danych.

Opiszę krótko jak – z mojego punktu widzenia – zmienia się zawartość przykładowego folderu na serwerze FTP. Taki wydzielony folder zawiera kolejne wersje składu i korekt. Wszystkie dotyczą jednego artykułu lub rozdziału książki.

1. Najpierw przesyłane są materiały źródłowe: teksty zapisane w dokumentach Worda i różne załączniki, ilustracje, wykresy, mapy… Te materiały zwykle zapisywane są w oddzielnym podfolderze.

2. Gdy ukończę pierwszą wersję składu (dokument PDF), zwykle na końcu nazwy pliku PDF dodaję przyrostek w postaci daty:

„nazwa_dokumentu_2018-01-09.pdf”, albo krócej „nazwa_dokumentu_v01.pdf”.

Dokumenty PDF gromadzę w innym podfolderze niż materiały źródłowe.

3. W tym samym folderze serwera FTP pojawia się PDF zawierający już wpisy elektronicznej korekty. Ta korekta może być przygotowywana przez kilka osób. Nazwa pliku pdf jest uzupełniana następnymi przyrostkami – mogą to być inicjały (np. _JK = Joanna Kowalska, albo _KP = Krzysztof Piekarczyk):

„nazwa_dokumentu_2018-01-09_JK_KP.pdf” albo odpowiednio „nazwa_dokumentu_v01_JK_KP.pdf”.

4. Wprowadzam korektę i dodaję do folderu na serwerze FTP następną wersję składu, czyli dokument PDF z nowym przyrostkiem w nazwie:

„nazwa_dokumentu_2018-01-11.pdf”, albo krócej „nazwa_dokumentu_v02.pdf”.

5. Otrzymuję następne poprawki, np. dotyczące korekty językowej:

„nazwa_dokumentu_2018-01-11_ANG.pdf” albo odpowiednio „nazwa_dokumentu_v02_ANG.pdf”.

… 6. … I tak dalej, aż do wersjizaakceptowanej do publikacji.

Gdy kilka książek jest składanych równolegle, zwłaszcza jeśli są to prace zbiorowe, przesyłanych jest w obydwie strony wiele dokumentów będących na różnych etapach ich opracowywania. W całym tym procesie uczestniczy wiele osób:

  • autorzy,
  • redaktorzy, tłumacze i recernzenci,
  • osoby odpowiedzialne za koordynację działań wydawniczych,
  • graficy przygotowujący okładki, mapy i bardziej skomplikowane ilustracje,
  • operatorzy DTP, składający komputerowo wszystkie teksty,
  • drukarze.

Poczta elektroniczna jest często zawodna – niektóre wiadomości docierają z opóźnieniem, często bywają blokowane na serwerach przez różne filtry (np. antyspamowe) i nie docierają do adresatów. W tej sytuacji oparcie się wyłącznie na działaniu poczty elektronicznej bardzo utrudnia opanowanie całej korespondencji, weryfikację przesyłania dokumentów i ich kolejnych wersji (aby właściwe pliki docierały do wszystkich wymienionych osób we właściwym czasie. Mogą powstwać nieuzasadnione przestoje a także nieporozumienia (na przykład do składania trafić mogą dokumenty jeszcze nie zwerywikowane przez autorów, albo do korekty trafią wersje dokumentów z poprzedniego etapu opracowywania, jeszcze nieuzupełnione lub niezatwierdzone).

Wysłanie dokumentów na serwer (konto FTP) daje nadawcy pewność, że stają się one dostępne dla osób współpracujących. Nie ma potrzeby każdorazowego weryfikowania wysyłki inną drogą komunikacyjną (mailem, SMSem ani telefonicznie).

Szczególnie w przypadku używania managera plikowego i wygodnego klienta FTP – TotalCommandera, kopiowanie i przenoszenie dokumentów między własnym zbiorem na komputerze – a wspólną bazą na FTP, po krótkim czasie nie sprawia nikomu trudności. Okno TotalCommandera podzielone jest na dwa panele (dwa mniejsze okienka). W jednym panelu – ustawić można ścieżkę do własnych dokumentów (otwieramy tu dpowiedni podkatalog na dysku komputera), a w drugim panelu – konto FTP (gdzie otwieramy podkatalog na serwerze). Dla przykładu: chcąc skopiwać plik (lub kilka na raz) z panelu źródłowego do drugiego panelu, wystarczy wyselekcjonować plik (pliki) myszką i wcisnąć klawisz [F5] (podpisany w dolnej części okna TotalCommandera ‘F5 Kopiowanie’). Można też przesunąć zaznaczone pliki myszką, albo skopiować „przez schowek systemowy” ([CTRL]+[C] w panelu źródłowym i [CTRL]+[V] w docelowym).

Konto FTP ma przydzieloną łączną pojemność serwera, na przykład 5 gigabajtów. Bardzo często pojedyncze pliki PDF z jakimi mamy do czynienia w wydawnictwach mają wielkość znacznie przekraczającą tolerancję skrzynek e-poczty i wtedy nie można tych plików przesłać mailem jako załączniki wiadomości. Dla kont FTP to nie jest żadnym ograniczeniem.

W podsumowaniu – korzyści jakie daje komunikacja oparta na działaniu kont FTP:

  • Usprawnienie przesyłania dokumentów.
  • Uporządkowanie bazy dokumentów.
  • Dostępność bazy dokumentów dla wszystkich wsółpracujących osób – „wspólny pulpit”.
  • Wygoda obsługi kont FTP.
  • Brak ograniczeń dotyczących wielkości plików.

Z pełnym przekonaniem, do przesyłania dokumentów polecam korzystanie z komunikacji przez konta FTP.

 

Jerzy Michał Pieńkowski